CMS osto-opas

CMS tulee englanninkielisistä sanoista Content Management System, joka tarkoittaa sisällönhallintajärjestelmää. Synonyyminä hyvin usein käytetään juuri julkaisujärjestelmä-termiä. Markkinoilla on tarjolla jopa satoja erilaisia ohjelmistoja, jotka periaatteessa täyttävät sisällönhallinnan vaatimukset.

Valinta voi olla kuitenkin todella vaikea mikäli selkeitä kriteereitä järjestelmän suhteen ei ole asetettu. Mikäli hankintaa halutaan perustella järkiperäisesti, voidaan eri vaihtoehdot helposti pisteyttää asetettujen kriteereiden mukaan.

Hinta

Pelkästään hinta ei saisi ratkaista järjestelmän hankkimista. Hintaa on myös hyvin vaikea vertailla, koska siihen liittyy mahdollisesti kiinteitä hankintakustannuksia sekä jatkuvia tukipalvelu- ja ylläpitokustannuksia. Suositeltavaa onkin pyytää toimittajalta kokonaiskustannuksia esim. viiden vuoden aikavälillä. Olennaista ei välttämättä ole itse investointiin tehtävä panostus, vaan kuinka raha tulee takaisin eli mikä on investoinnin takaisinmaksuaika?

Hintaa kannattaa verrata myös kertaluontoisena hankintana ja ohjelmiston vuokrauksen kesken, jolloin pääomia ei sitoudu ohjelmistolisensseihin. Kokonaishankinnan kustannuksiin on hyvä aina sisällyttää myös vaihtoehtojen vertailuun ja päätöksentekoon sekä itse järjestelmän käyttöönottoon eli koulutukseen kuluva aika. Hintaan liittyy aina oleellisesti myös ohjelmiston toiminnallisuudet.

Toiminnallisuudet (CMS ohjelmiston ominaisuudet)

Ohjelmiston toiminnallisuudet lienevät yksi tärkein hankintaperuste, joka vaikuttaa myös oleellisesti hintaan. Toiminnallisuuksien olisi hyvä olla vähintäänkin riittävät, mielellään hieman ylimitoitetut tarpeeseen verrattuna. Olennaista on välttää ostamasta liian järeää tai alimitoitettua ohjelmistoa.

Ensimmäisessä tapauksessa asiakas maksaa etupainotteisesti ominaisuuksista, joita ei tarvitse ja vastaavasti jälkimmäisessä tarvittavien lisäominaisuuksien tekeminen tulee suhteettoman kalliiksi tai jopa mahdottomaksi. CMS-ohjelmistoon tai järjestelmään tulee aina tutustua henkilökohtaisesti. Lisäksi on hyvä pyytää toimittajalta nykyisten käyttäjien, mielellään samankokoisista yrityksistä, yhteystietoja. Ei riitä, että ohjelmisto tekee tietyt asiat vaan sen pitää olla myös helppokäyttöinen.

Tekniikka

Tekniikka on hyvä ottaa huomioon muutamissa asioissa, jotka liittyvät myös edellä mainittuihin kriteereihin. Onko ohjelmisto rakennettu modulaarisesti siten, että asiakas voi valita haluamansa toiminnallisuudet? Miten hinta muuttuu suhteessa valittuihin ominaisuuksiin? CMS-järjestelmän pitäisi pystyä skaalautumaan teknisesti asiakkaiden lisätarpeiden mukaan ja jopa asiakaskohtaisia toiminnallisuuksia pitäisi pystyä tekemään.

Olennaista on myös huomioida järjestelmän ohjelmointikieli, että järjestelmä on tehty vähintäänkin yleisimmillä tekniikoilla. Tämä on myös tärkeää sen kannalta, mihin palvelinympärisöön ohjelmisto voidaan asentaa. Ohjelmiston tulee olla myös teknisesti luotettava. Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmisto on aina käytettävissä eikä se toimi vihreellisesti. Ohjelmiston tulisi vaihtaa mahdollisesti tietoa muiden järjestelmien kanssa eli järjestelmäintegraation tulisi olla mahdollista. Muuten suuria määriä tietoa joudutaan siirtämään manuaalisesti kahden ohjelmiston välillä.